Tietosuojaseloste – sopimusrekisteri
Tämä on TACK Films Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Laadittu 27.4.2022. Viimeisin muutos 10.5.2022.
1. Rekisterinpitäjä
TACK Films Oy (2411794-0)
Suonionkatu 7 lt 1
00530 Helsinki
Suomi
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Eino Heinonen
0400 996688
eino.heinonen@tackfilms.fi
3. Rekisterin nimi
Sopimusrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on eri sidosryhmien sopimusten ylläpitäminen, hallinnointi, arkistointi ja työsuhteeseen sekä toimenkuvaan liittyvien asioiden hoitaminen. Tietoja voidaan käyttää tilastollisiin tarkoituksiin ja yrityksen toiminnan kehittämiseen.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, henkilötunnus, toimenkuva, edustamansa organisaatio, y-tunnus, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), tiedot tilatuista palveluista ja muut asiakas- ja tai/työsuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. Lisäksi Suomen elokuvasäätiön tutkimusrekisteriin kerätään edellä mainittujen henkilötietojen lisäksi tietoja sukupuolesta, työnantajasta, palkasta, äidinkielestä ja vähemmistöryhmästä. TACK Films Oy käsittelee näitä henkilötietoja, mutta hävittää ne heti, kun tiedot on lähetetty Suomen elokuvasäätiölle.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, tai ellei yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi. Määräaika sopimusrekisterin tiedoille on 10 vuotta, jonka jälkeen tiedot tarkistetaan tai poistetaan. Tiedot voidaan poistaa myös pyydettäessä.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Henkilötietojen käsittely voidaan tarvittaessa ulkoistaa osittain myös kolmannelle osapuolelle, jolloin henkilötietojen käsittely toteutetaan voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, jos se on yrityksen tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Vain määrätyillä henkilöillä on oikeus käyttää sopimusrekisteriä. Heillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Lisäksi he ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen. Määrätyillä henkilöillä on pääsy myös manuaaliseen aineistoon, jota säilytetään lukitussa säilytystilassa.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).