Tietosuojaseloste – asiakas- ja alihankkijarekisteri
Tämä on TACK Films Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Laadittu 27.4.2022. Viimeisin muutos 10.5.2022.
1. Rekisterinpitäjä
TACK Films Oy (2411794-0)
Suonionkatu 7 lt 1
00530 Helsinki
Suomi
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Eino Heinonen
0400 996688
eino.heinonen@tackfilms.fi
3. Rekisterin nimi
Asiakas- ja alihankkijarekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakas- ja alihankkijarekisterin ylläpitäminen, tilausten hallinnointi, arkistointi ja asiakassuhteen hoitaminen. Tietoja voidaan käyttää tilastollisiin tarkoituksiin ja yrityksen toiminnan kehittämiseen. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, edustamansa organisaatio, y-tunnus, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), tiedot tilatuista palveluista ja muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään asiakkaan tekemistä rekisteröitymisistä ja asiakassuhteen aikana asiakkaan tekemistä ilmoituksista. Yhteystietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Lisäksi tietoja voidaan saada alihankkijoilta, jotka liittyvät palvelun tuottamiseen tai käyttämiseen. Asiakkaiden muista toimista digitaalisessa ympäristössä voidaan saada tietoja yhteistyökumppaneiden sivustoista, tietojärjestelmistä tai muista digitaalisista lähteistä joko evästeiden kautta tai käyttämällä asiakkaille annettuja tunnuksia. Asiakasrekisterin tiedot ovat pelkästään yrityksen käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, tai ellei yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi. Määräaika sopimusrekisterin tiedoille on 10 vuotta asiakkuuden päättymisestä, jonka jälkeen tiedot tarkistetaan tai poistetaan. Tiedot voidaan poistaa myös pyydettäessä.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolisten tahojen tai yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön niin velvoittaessa. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, jos se on yrityksen tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Vain määrätyillä henkilöillä on oikeus käyttää asiakas- ja alihankkijarekisteriä. Heillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Lisäksi he ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen. Määrätyillä henkilöillä on pääsy myös manuaaliseen aineistoon, jota säilytetään lukitussa säilytystilassa.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).